E-Akte in der kleinen Kanzlei: Was nach der Einführung fehlt

Die Umstellung ist geschafft. Der Schriftverkehr mit Gericht und Gegenseite läuft über das beA-Postfach, Posteingänge werden gescannt, die Papierakte ist in vielen Kanzleien zur Ausnahme geworden. Wer heute eine kleine oder mittlere Kanzlei führt, hat die elektronische Aktenführung meist längst hinter sich gebracht. Und trotzdem beginnt jedes anspruchsvolle Mandat auf dieselbe Weise: mit Stunden vor dem Bildschirm, Dokument für Dokument, bis der Fall im Kopf ist.

Das ist kein Vorwurf an die E-Akte. Sondern ein Hinweis darauf, dass mit ihrer Einführung erst die Hälfte der Strecke zurückgelegt ist. Dieser Artikel sortiert, was die elektronische Akte tatsächlich geleistet hat, wo sie an ihre Grenze kommt und was die nächste Stufe wäre.

Was die E-Akte-Einführung tatsächlich gelöst hat

Zunächst die Anerkennung, die der Schritt verdient. Die Einführung der E-Akte war für viele kleine Kanzleien ein Kraftakt: Scanner-Workflow aufsetzen, Benennungskonventionen durchsetzen, Altbestände digitalisieren, das Team mitnehmen. Wer das geschafft hat, arbeitet heute spürbar anders als vor fünf Jahren.

Konkret gelöst sind damit vier Dinge:

• Die Ablage ist geordnet. Jedes Dokument hat einen Ort, eine Aktennummer, einen Dateinamen. Der Satz „die Akte liegt gerade beim Kollegen” ist Geschichte.
• Der Zugriff ist ortsunabhängig. Die Akte ist im Homeoffice verfügbar, im Gerichtstermin auf dem Laptop, in der Vertretungssituation für die Kollegin.
• Das Papier ist reduziert. Weniger Regalmeter, weniger Kopierarbeit, weniger Transport von Handakten.
• Die Verwaltung sitzt. Kanzleisoftware führt Fristen, Wiedervorlagen und Postausgang zuverlässig entlang der elektronischen Akte.

Das ist ein echter Fortschritt, und niemand möchte dahinter zurück. Aber es lohnt sich, genau hinzusehen, welche Frage damit beantwortet ist. Es ist die Frage: Wo liegt das Dokument?

Was sie nicht gelöst hat: Die Akte ist digital, aber nicht erschlossen

Die andere Frage bleibt offen: Was ist in diesem Fall eigentlich passiert? Darauf antwortet die E-Akte nicht. Sie zeigt eine Liste von PDF-Dateien, sauber benannt und chronologisch nach Eingang sortiert. Aber der Eingang eines Dokuments ist nicht der Ablauf des Falls. Die Anlage K 7 vom März kann ein Ereignis aus dem Vorjahr belegen, und die entscheidende Behauptung der Gegenseite steht auf Seite 14 der Klageerwiderung, nicht im Dateinamen.

Wer den Sachverhalt braucht, liest deshalb weiterhin alles. Bei einer Akte mit zweihundert Seiten, mehreren Schriftsatzrunden und Anlagenkonvoluten sind das Stunden konzentrierter Arbeit. Die gleiche Arbeit wie zu Papierzeiten, nur eben am Bildschirm.

Die Volltextsuche mildert das nur scheinbar. Sie findet Begriffe, keine Zusammenhänge. Wer nach „Mietzins” sucht, findet die Klageschrift. Aber nicht die Klageerwiderung, in der dasselbe Thema „Mietzahlung” heißt. Wer nach dem Übergabetermin sucht, muss schon wissen, dass er in einer E-Mail-Anlage als „Schlüsselübergabe” auftaucht. Die Suche setzt voraus, was das Aktenstudium erst liefern soll: die Kenntnis, wonach man suchen muss.

Hinzu kommt: Das erarbeitete Verständnis ist flüchtig. Es steckt im Kopf des sachbearbeitenden Anwalts, vielleicht in handschriftlichen Notizen oder einer Word-Tabelle. Kommt vier Monate später die Duplik, beginnt die Einarbeitung teilweise von vorn. Fällt der Sachbearbeiter aus, beginnt sie für die Vertretung ganz von vorn.

Die nächste Stufe: Aus der Ablage wird ein Sachverhalt

Die naheliegende Konsequenz ist nicht, die E-Akte zu ersetzen. Sondern sie zu erschließen. Also aus dem, was ohnehin digital vorliegt, eine Struktur zu gewinnen, die den Fall trägt: eine Chronologie der Ereignisse mit Fundstellen, eine Übersicht der Beteiligten, eine Zuordnung von Behauptungen zu Belegen.

Genau dafür haben wir jonis gebaut. Sie laden die Dokumente eines Falls in die digitale Akte hoch, also Schriftsätze, Anlagen, E-Mails und Scans. Daraus erzeugt jonis eine automatische Chronologie: Ereignisse aus dem gesamten Aktenbestand, nach Datum geordnet, jedes mit Quellenangabe bis auf Dokument und Seite. Dazu kommt eine Zusammenfassung des Sachverhalts und ein Beweis-Mapping, das Behauptungen der Partei zuordnet, von der sie stammen, und ihnen die vorhandenen Belege gegenüberstellt.

Wichtig ist die Einordnung: jonis ersetzt nichts. jonis sitzt daneben. Ihre Kanzleisoftware führt weiterhin Mandate, Fristen und Abrechnung, Ihr beA-Postfach bleibt Ihr beA-Postfach, Ihre Ablagestruktur bleibt unangetastet. jonis ist ein Analyse-Aufsatz, der mit Kopien der Dokumente arbeitet, die ohnehin in der E-Akte liegen. Die Einführung ist entsprechend klein: kein Migrationsprojekt, kein Systemwechsel, keine neue Ablage.

Was kleine Kanzleien jetzt prüfen sollten

Ob sich der Schritt von der Ablage zur Erschließung für Ihre Kanzlei lohnt, lässt sich an vier Fragen festmachen:

• Wie viel Zeit kostet die Einarbeitung wirklich? Nehmen Sie das letzte umfangreiche Mandat und schätzen Sie ehrlich, wie viele Stunden unter „Aktenstudium” liefen, bevor die erste juristische Bewertung begann.
• Gibt es in streitigen Mandaten eine Chronologie mit Fundstellen? Und falls ja: Wer pflegt sie nach, wenn ein neuer Schriftsatz eingeht?
• Findet Ihre Suche auch das anders Formulierte? Testen Sie es an einem echten Fall. Suchen Sie einen zentralen Begriff und prüfen Sie, ob alle relevanten Stellen erscheinen, auch die mit abweichender Wortwahl.
• Was passiert bei Vertretung? Wie lange braucht eine Kollegin, um einen laufenden Fall aus der E-Akte heraus übernehmen zu können?

Wenn die Antworten unbequem ausfallen, liegt das nicht an Ihrer E-Akte-Einführung. Die war richtig und bleibt die Voraussetzung für alles Weitere. Es fehlt die Stufe darüber.

Wir entwickeln jonis derzeit gemeinsam mit Kanzleien in Hamburg, Reinbek und Ahrensburg anhand realer Akten weiter. Wenn Sie sehen wollen, was aus Ihrer digitalen Ablage an Struktur zu gewinnen ist, finden Sie die Details im Pilotprogramm.